Vi tin b k thut nhanh:
IU KIN V VN PHNG LM VIC
TH K XXI

NGUYN NINH HA
Cch nay gn mt na th k, vo thp nin 1950, khi m ta nh vn phng ca cng ty Alcoa cao sng sng vi 31 tng vi nhng chic ca s trng ging nh cc mn nh truyn hnh ܮc dng ln ti Pittsburgh, ta nh y mang theo n mt hnh tܮng tiu biu cho nhng ta nh vn phng tr s ca cc cng ty ln ca t nܧc ny. Mi bui sng, hai ngn nhn vin ca cng ty i vo ta nh y lm vic. Dng ngܩi tht ng o nh mt dng thc ngܩi trn vo ta lu i cao vi vi y vo mi bui sng v cun tri ra vo mi bui chiu. V ty theo chc v ln nh, mi ngܩi chim mt khong khng gian no trong ta lu i cao 31 tng y. Trung bnh, mi nhn vin chim dng mt din tch lm vn phng ring c 20 mt vung (4 mt x 5 mt).

Hnh nh tܮng trng cho ci gi l classic corporate skyscraper (vn phng cao tng ca cng ty kiu truyn thng). Vn phng cao vi vi y, dng ngܩi l lܮt ra vo y to nn hnh nh hng mnh ca mt cng ty ln m hnh nh y sc chinh phc nhng khch hng c tnh hoi nghi, m hnh nh y to ra mt sc mnh v hnh v s giu c v s thnh t ca cng ty.

Hnh nh ang thay ǰi v c th tr thnh cu chuyn c tch trong mt ngy khng xa khi vn phng mi, vn phng ca tng lai, ng tr trn t nܧc ny.

Khng nhng ch c ta nh vn phng Alcoa ti Pittsburgh, m chng ta cn thy nhiu ta nh nh th ti nhiu thnh ph ln trn th gii nh New York, San Francisco, Los Angeles (M), Tokyo (Nht), Seoul (Nam Hn)...

Th nhng, hnh nh ny ang phn no b lung lay v mt i ngha tiu biu nh trܧc y. V mt loi vn phng mi, vn phng ca thi i mi vi nhng tin b mi ca k thut v ngh thut tip th ang thnh hnh, ang chi phi mnh suy ngh ca cc nh lnh o ca cc cng ty ln, v ang ܮc xem l ang cch mng ha khi nim vn phng lm vic hin nay v tng lai.

IU KIN LM VIC MI DN N VN PHNG MI
Nhng iu kin lm vic cui th k 20 v u th k 21 khc vi nhng iu kin lm vic u th k ny. Do iu kin lm vic thay ǰi, vic t chc lm vic cng cn phi thay ǰi theo mt cch ph hp v t ny sinh ra khi nim "vn phng ca tng lai" (office of the future).

S thay ǰi u tin trong iu kin lm vic l s c Ƕng (mobility):

Lm vic bt c ch no, bt c lc no l mt li lm vic mi (work anywhere, anytime is the new paradigm). Cc cng ty ngy nay khng ni v chuyn "lm vic ti nh" na, m bt u ni v chuyn "lm vic bt k ni u, bt c lc no." Trong th gii ngy hm qua, bin gii lm vic v khng lm vic tht r rng. n vn phng lm vic, mi lm vic v khi bܧc ra khi vn phng, mi th cng vic NJu b li trong vn phng v khng cn lm vic na. Hin nay, cc nhn vin ca cc cng ty c th lm vic, tip xc vi khch hng ngay trong xe ca h d ang chy trn xa l. H cng c th lm vic ngay ti nh ring, ngay ti vn phng ca mnh v ngay ti vn phng ca khch hng. Mi ngܩi c th lm vic trong khng gian hin c hoc l lm vic trong th gii siu khng gian hay khng gian in ton (work in real space or in cyperspace)...

S d kiu lm vic thay ǰi nh th bi v nhng tin b ca k thut nh s pht minh v ng dng rng ri ca my in ton xch tay, in th (fax), in thoi cm tay, m th (voice mail), th in t (e-mail), mng lܧi giao lin ton cu (world wide web), v c intranet... Tt c nhng pht minh mi ny ang lm cho vin thng (telecommuting) tr thnh mt cch thc lm thng mi mi m cch ny tha mn nhng mc tiu chin lܮc ca cng ty nh dnh thm nhiu thi gian cho khch hng v t phi di chuyn i li hn. Thc t l li nhn m th (voice mail) m bn Nj li cho khch hng, khch hng u cn bit l h nhn ܮc u: t vn phng ca bn, t phi trܩng hay t cnh bn b kt xe trn xa l? Ni dung li nhn quan trng hn chuyn bn nhn t u.

Nhng tin b ca khoa hc v k thut ngy nay ang lm thay ǰi cch lm vic ca hu ht cng vic. Mt bin tp vin c khi tn Anh quc vn c th bin tp bi v ca trang mnh ph trch cho mt t bo San Francisco. Mt nhn vin phc v khch hng ang ngh mt ti Hawaii vn c th chm sc v tr li khch hng ti New York. Mt c ph trch tr lng cho mt cng ty ti Silicon Valley vn c th lm vic ca mnh d ang du lch ti Tokyo... Vi nhng tin b ca khoa hc k thut thng tin ngy nay, ngܩi lm vic khng cn b gii hn kh nng lm vic trong vn phng na m ngܮc li, kh nng di Ƕng trong lm vic ngy cng cao.

Chnh v iu kin lm vic mi ny, m nhu cu vn phng lm vic v cu trc ca vn phng lm vic mi cng phi khc trܧc. Thng thܩng, trong mt cng ty, chi ph thu vn phng lm vic l chi ph tn km nhiu th hai sau chi ph tin lng v cc ch Ƕ quyn li ca nhn vin. Vi iu kin lm vic mi ny, cc cng ty thܩng b nhiu tin hn vo vic u t cc h thng in ton v u t vo nhng phng tin k thut khc nhm gia tng hiu qu cng vic ng thi gim chi ph tin thu vn phng.

Trong tnh hnh ny, trong mt tng lai khng xa, s ngܩi lm vic ti nh, khng ljn vn phng, s gia tng nhiu hn v hu qu tt nhin l nhng dch v lin quan nh dch v cho thu vn phng, dch v lau dn vn phng... s gim xung ng k. Hin c ti khong 30 triu ngܩi M ang lm vic ngay ti home office (vn phng ngay ti nh ring) v trong hܧng tin ca x hi hin nay, con s ny s gia tng hn nhiu trong thi gian ti. Vn phng trong tng lai s d tha ra nhiu hn hin nay bi s cung vn nh vy trong lc s cu gim thiu hn nhiu. Trong hon cnh , con ngܩi t i li hn, do vy, xe t h hao hn, xng t tn km hn, v ܩng ph t chen chc kt xe hn...

Hu qu ca tnh trng lm vic c Ƕng ny s to mt s thay ǰi ln trong ǩi sng con ngܩi, trong x hi v c mi trܩng trong nhng nm ti. S chun b ca tng ngܩi trong chng ta trong s thay ǰi chung ca x hi l mt iu cn thit bi nu khng, tc Ƕ thay ǰi ca x hi nhanh hn s thay ǰi ca c nhn v nh th chng ta s b ri li pha sau.

ng ni g ljn chng ta, ngay c nhng cng ty cng ang ro rit chy ua nhau tm u th trong s thay ǰi chung ny. "Nhng hnh thc t chc nhm t ljn li th cnh tranh ang pht trin d di," Gene Rae, mt ngܩi ang lm cho Studios, mt cng ty c c s ti Hoa Thnh n m cng ty ny thit k ra nhng ch lm vic mi cho cc cng ty ni ting nh General Electric, Silicon Graphics... ni nh th.

Tm li, tnh c Ƕng trong lm vic -lm vic bt k ni u, bt k ch no- ang thay ǰi mt cch trit Nj vn ha, khi nim lao Ƕng v c nh ngha ln cu trc ca ni lm vic hin i.

S thay ǰi ny cn d di hn th na, bi v cng cuc cch mng ha lao Ƕng v t chc lao Ƕng trong thi i thng tin v thi i siu khng gian ch mi bt u m thi.

S thay ǰi k ljn trong iu kin lm vic l s phi hp uyn chuyn gia hai nhu cu lm vic: c nhn v nhm

Trong vn ha ca cng ty theo kiu truyn thng, chc v gn nh gn lin vi kch thܧc cng nh tin nghi ca vn phng. Mt nhn vin thܩng ch c mt din tch cht hp, khi ln nh qun l, s ܮc cp mt cn phng khc rng hn v tin nghi hn v khi ln ph gim c tr ln, li thay ǰi vn phng na m vn phng mi s c tin nghi hn nh c ca s, c b salon... Nhn chic phng lm vic ca mt ngܩi no , chng ta on bit ܮc phn no chc v v quyn hn ca ngܩi y.

Mt vn ha khc ca cng ty l s tn trng quyn ring t. Mi nhn vin c ni chn ring, vn phng ring Nj lm vic ca mnh m nhn vin khc khng th t tin vo m khng c s ng trܧc.

Khi nim vn ha t chc cng ty theo kiu truyn thng ny cn b chi phi theo h thng quyn lc t trn xung (old top-bottom hierrachy).

Th nhng khi nim ang b thay ǰi nhiu. Trong cng ty Aluminum Company of America hin nay, khi bn cn tm vn phng ca v gim c iu hnh (Chief executive) Paul H. ONeill, bn s ngc nhin khi chnh ng ta khng hn c mt vn phng ring, mt vn phng theo ngha c tܩng v c ca mt cch c nh v chc chn. Tt c cc vin chc cao cp ca cng ty Alcoa hin NJu lm vic trong nhng bung thong (open cubicles) v tp trung quanh trung tm thng tin (communication center) c my truyn hnh, c my fax, c bo ch v bn... Nj c th hp hnh ngay khi cn.

Hin nay, hu ht cc cng ty thܩng lm vic theo tinh thn project teams (cc nhm lm theo cc NJ n hay k hoch chung). Tuy vy, nhn vin cng cn c mt ch ring t Nj m džc, suy ngh v hon thnh nhim v ca h. Nh th, ch ring t v ni chung Nj bn bc cng ng nghip v cc k hoch l hai nhu cu khng th thiu ܮc. Chnh v nhu cu ny, cc nh ch to bn gh v nhng nh thit k vn phng ang c gng sng to ra mt th bn gh vn phng tng hp dng ܮc cho c hai mc ch trn. Mt trong nhng sng kin l "cave and commons" (ch ring v chn chung). Cave and Commons l nhng mnh bn gh lm vic ca tng c nhn m khi cn s ܮc gom li thnh khu lm vic nhm, rng ri hn. Mt trong nhng sng to ca cng ty thit k c vn phng l vic to ra chic bn gm bn mnh rp li. Khi cn lm vic ring, chic bn ln tr thnh 4 chic bn nh ring bit, tch ri ra v khi cn hp nhm, 4 chic bn nh y nhp li thnh chic bn ln.

Nhiu khi cn c ch khc Nj lm vic theo nhm. Ch m ng ONeill hay lui ti thܩng xuyn l nh bp. ng ta cng nhm ca ng ta hay ra nh bp ly thc n v bn bc. ng ta ni mt cch vui v khi trong bp y: "Tht ging nh trong bp nh ca mnh vy v ngi xung quanh bn." Thot tin cnh tp trung ni bp ch c trn tng cao nht ca Alcoa nhng chng bao lu sau, ONeill s yu cu c nhng nh bp nh v nhng vn phng rng m khp cng ty. Alcoa ang b ta lu i bng nhm Nj ljn khu nh ba tng mi nm trn b Allegheny. ONeill ni: "Chng ta s c c hi lm vic theo kiu m mi ngܩi lin h vi nhau. iu s t do hn v d chu hn." Trong vn phng mi, Alcoa khng dng thang my m dng cu thang i b v nhiu phng hp bi v nh ng ta ni: "S c nhiu ni m con ngܩi gp nhau." Nhng ngܩi lm vic c th gp nhau ti nhiu ni, trn cu thang, trong nh bp v c nhng trung tm thng tin.

iu m mi ngܩi thy r l trong cch lm vic mi l nhu cu lm vic theo kiu nhm ang chi phi cuc sng lm vic ca cc cng ty Hoa K. Cc cng ty cho rng lm vic theo kiu nhm s lm cho cc cng ty c sc cnh tranh cao hn. Trong thi i ngy nay, nhu cu gii quyt cc vn NJ nhanh, lm vic vi tc Ƕ cao khin cho cc nhn vin c nhu cu lm vic chung vi nhau, cng chia x thng tin vi nhau. Ngy trܧc v c by gi, quyn ring t l mt quyn rt quan trng trong ǩi sng ngܩi M v cu trc vn phng cng th hin quyn . Tuy vy, vi hܧng i ca vn phng lm vic mi, cc cng ty hy sinh dn quyn t ring c nhn Nj t hiu qu cao hn, hy sinh dn cu trc quyn lc chiu dc m mt thi tn ti mt cch uy nghi cho li lm vic tp th... Mi ngܩi c th ngi cng bn, nhn thng v bn thng vi nhau, d l xp vi nhn vin qun. Chnh v vy, nhu cu to th cn bng mi gia lm vic c nhn v lm vic nhm l cn thit. Trong tinh thn cn bng mi ny, nim "cave v commons" cng l mt khi nim, mt kiu thit k mi y sc thu ht i vi cc cng ty.

V nh th khi nim vn phng tng lai, vn phng ca th k 21 ܮc nh hnh v pht trin theo thi gian. Khp ni, t ph Manhattan New York cho ljn thung lng Silicon Valley, t cc cng ty nh cho cc cng ty ln c IBM, Mobil, Procter & Gamble... NJu m p nhng kiu vn phng mi nh th khi bܧc vo th k 21.

NHNG HНNG I MI
Trong tinh thn ny, s thit k vn phng mi cho th k 21 to ra hai hܧng i: th nht, vn to ra ni lm vic cho nhng ngܩi tip tc lm vic trong vn phng v th hai l y nhng ngܩi cn li ra khi vn phng bi th gii lm vic ca h khng phi trong vn phng.

Vn phng ngy nay tht "uyn chuyn" bi sc cha ca n khng c nh. C khi ngy th Hai c th c ti 30 nhn vin lm vic, nhng vo ngy th Ba khng c ngܩi no v ngy th T li c mt nhm nh hp... C khi vn phng vng nh cha B anh, c khi nhiu nhn vin nh my mt cch yn lng v c khi n o trong cc bui hp ngay bn hp ln gia phng... Loi vn phng "linh Ƕng" v "c Ƕng" ny l ni dung thit k ca vn phng vo th k 21. Theo Rob White, gim c k hoch, "y l gii php tuyt vi cho nhng thng mi m ni vic lm vic theo nhm l tt c mi th cn thit."

Trong hܧng i mi ca iu kin lm vic mi, khi nim "hoteling" l mt khi nim kh Ƕc o. Hoteling l mt t rt ra t ch hotel (khch sn) v phng php lm vic cng nh kiu ǥt hay gi ch khch sn vy. Khi nhiu nhn vin phi lm vic ngoi vn phng, nh vo my in thoi cm tay v my in ton xch tay, cng ty bt tn chi ph nhiu trong vic tr tin thu vn phng, tuy th thnh thong h vn phi tr v vn phng Nj hp vi gim c hay hp nhm vi nhau. Trong trܩng hp ny, h phi in thoi trܧc cho vn phng gi ch trܧc nh ǥt trܧc khch sn vy, bng khng, s nhm hp bt ng c khi s khng c ch trܧc. Ti vn phng th Hoa Thnh n ca cng ty k ton Earnest & Young, khi nhn vin gi ǥt phng (hoteling), h b hi s th nhn vin v ngy m h cn vn phng. V ch cn 30 giy sau , h ܮc tr li ngay lp tc rng liu h c ch Nj hp vo ngy gi y khng.

Ngy trܧc, s s nguy nga ca vn phng to nn sc mnh ca cng ty. Ngy nay v trong tng lai, x hi s i ngܮc chiu li khi nim ny. C khi mt cng ty c ln li ch c mt vn phng tht nh bi Ƕi ng nhn vin ca h hoc ang lm vic ti nh, hoc ang lm vic ti vn phng khch hng, hoc ang u trn tri t ny.

Khi nim ny s ngy cng ph bin khi m trong mt cuc thm d kin gn y ca International Facility Management Association, c ljn 83% cng ty ang p hܧng i mi ny.

Gim chi, tng hiu qu.

cng l mt mc tiu ca hܧng i mi ny. Nhn vin no s dng "hoteling" cng nhiu, h cng khng Nj ljn vn phng v cng Nj ljn khch hng nhiu hn.

C Deborah A. Lis, 33 tui v l mt nh tip th cho hng IBM ti Los Angeles, cm thy hon ton thoi mi trong vn phng ti gia ca c, trong xe hi ca c v c vn phng khch hng ca c. T lc vic hot Ƕng ca c chuyn sang dng "hoteling" t hai nm trܧc, c cho bit c ta ct thi gian di chuyn trn xa l Los Angeles xung mt na. C ta dnh nhiu thi gian cho khch hng, bt u lm vic sm hn, gi in thoi cho khch hng t Tokyo cho ljn Torrance California. C ta ni: "Khch hng ca ti sung sܧng."

Theo Havard Business Review, khng ch c c Deborah A. Lis m thi, hin hng IBM c ti 20 ngn nhn vin phc v khch hng v nhn vin thng mi trn khp nܧc M. H ang s dng vn phng chung vi ngܩi khc. Vic chuyn mt lc lܮng lao Ƕng ln sang "hoteling," ng ca vn phng khng s dng ng mc v di chuyn vn phng sang cc vn phng r tin hn, IBM tit kim ܮc t tin bt Ƕng sn mt khi tin khng l ln ti 1.4 t -la mt nm.

I LI KT
Nhng thng tin nu trn gi mt iu l cuc cch mng thng tin ang to ra mt cuc cch mng khc, l cch mng iu kin v vn phng lm vic trong cui th k ny v nht l vo u th k ti.

Trong xu hܧng thay ǰi , nhng khi nim v vn phng c in v l thi lm vic c in ang b thay th bng vn phng kiu mi v li lm vic mi.

S chun b cho chng ta v con ci tinh thn v nng lc lm vic trong hon cnh mi l mt ngh v yu cu sinh tn. Bi, ai cng d on rng tc Ƕ tin b khoa hc v k thut ܮc p dng trong hot Ƕng thng mi v lao Ƕng s tng tc rt nhanh trong th k ti.

| Issue 511 | VIET Magazine Home Page | Online Subscription |